Das Programm im Büro
Die volle Anwendung für Windows: Aufträge, Tourenplanung, Warenwirtschaft, Rechnungen, Auswertungen. Hier wird der Tag geplant.
01 Module
Zwölf Module, eine Datenbasis.
Was im Auftrag erfasst wird, steht in der Tour, im Lager und auf der Rechnung. Ohne Export, ohne zweites System.
AuftragsverwaltungErfassung aus allen Kanälen, Lieferschein, Rechnung, Mahnwesen
TourenplanungReihenfolge, Fahrzeiten, Standzeiten, Auslastung, Karte
WarenwirtschaftBestände, Wareneingang, Leergut, Inventur
AuswertungKennzahlen zu Umsatz, Touren und Artikeln
KundenPrivat und Gewerbe, Sonderpreise, Liefergebiet, E-Rechnung
ArtikelPfand, Gebinde, Staffelpreise, Preisschilder
MarketingAktionen und Angebote, auch im Shop
BackofficeBelege, Dokumente, Gutschriften
ShopAngebundener Onlineshop mit denselben Daten
ZeiterfassungStempeluhr, Dienstplan, digitale Personalakte
FahrzeugeKapazität je Fahrzeug, Grundlage der Tourenplanung
Help-DeskAnfragen und Support aus der Anwendung heraus
Auftrag mit Lieferkalender und Zahlungsart
02 Die Tour
Eine Tour, wie iKap sie rechnet.
Jeder Stopp trägt seine Menge und seine Standzeit. Daraus entstehen Reihenfolge, Ankunftszeiten und die Auslastung des Fahrzeugs. Der Fahrer sieht dieselben Daten unterwegs auf dem Handy.
Tour 1 · Flotte Biene, Jumpy Verladen
Lager Rheinberg
06:30
80 Kisten geladen5 Stopps24,3 kmStart 06:30
Beispieldaten. Felder und Ablauf wie in iKap: Kisten, Zeit vor Ort, Fahrzeit, Strecke, Status.
Beispieltour, so rechnet iKap sie
03 Ein System, drei Wege
Im Büro, im Browser, in der Hosentasche.
Dieselben Daten, drei Zugänge. Was im Büro geplant wird, sieht der Fahrer unterwegs und der Chef auf dem Handy, ohne Export und ohne zweites System.
Die Web-App für unterwegs
Touren und Aufträge im Browser, dazu das Zeiterfassungs-Terminal. Angemeldet wird mit zweitem Faktor, und ein Abgleich im Hintergrund hält die Daten auch bei schlechtem Netz zusammen.
Die App für iPhone und iPad
Die Bestellübersicht als eigene App, mit Widget auf dem Startbildschirm. Der Blick auf den Tag, ohne den Rechner anzuschalten.
04 Entstehung
Wie iKap gewachsen ist.
Seit dem Neubau im September 2024 sind 66 Ausbaustufen in die Datenbank geflossen. Jede davon steht für eine Anforderung aus dem Betrieb. Ein Ausschnitt:
Das Grundgerüst steht
Kunden, Mitarbeiter, Aufträge, Anmeldung und die Anbindung an den Onlineshop. Dazu Kundenregistrierung und ein eigener Weg für Supportanfragen.
Warteliste und Neuigkeiten
Kunden außerhalb des Liefergebiets landen auf einer Warteliste. Im Programm informiert ein Neuigkeiten-Bereich das Team über Änderungen.
Avisierung und PLU-Codes
Lieferungen lassen sich ankündigen, Artikel bekommen die Codes, die an der Kasse gebraucht werden.
Zeiterfassung
Arbeitszeiten werden im System erfasst, später ergänzt um Regeln für das Buchen über das Budget hinaus.
Gutschriften, Auftragsnummern, Dokumente
Rechnungskorrekturen laufen sauber durch, jeder Auftrag bekommt eine eigene Nummer, Dateien hängen direkt am Vorgang.
E-Rechnung
Die Felder für die elektronische Rechnung kommen ins System, rechtzeitig zur Umstellungspflicht. Genau dafür lohnt es sich, dass jemand die Software weiter pflegt.
Unterschrift und Zwei-Faktor-Anmeldung
Der Kunde unterschreibt direkt auf dem Auftrag, die Anmeldung wird über einen zweiten Faktor abgesichert, die Zeiterfassung geht in die zweite Fassung.
Neuer Lieferschein
Lieferscheine im neuen Format, dazu ein Lieferstatus je Auftrag. Beides kam als Wunsch aus dem Tagesbetrieb.
Sehen, ob iKap zu Ihrem Betrieb passt.
Eine halbe Stunde am Bildschirm mit Ihren echten Abläufen. Danach wissen Sie es.