Auftrag am Telefon, Zettel auf dem Tresen
Bestellung notiert, in eine Liste übertragen, für die Tour sortiert, im Lager erneut abgeschrieben, am Abend in die Rechnung getippt. Fünf Berührungen für einen Vorgang.
Start / Digitalisierung
Zuerst der Ablauf, dann die Software.
Die meisten gescheiterten Digitalisierungen haben dieselbe Ursache: Ein Programm wurde über einen Ablauf gelegt, den niemand vorher angesehen hat. Wir fangen andersherum an.
01 Vorgehen
Vier Fragen, bevor eine Zeile Code entsteht.
Wir setzen uns einen halben Tag in den Betrieb und schauen zu. Das klingt altmodisch und ist der wirksamste Teil der ganzen Arbeit.
Wo wird zweimal getippt?Dieselbe Zahl in der Kasse, in einer Liste und noch einmal in der Buchhaltung. Jede Doppelerfassung ist eine Fehlerquelle und kostet Zeit.
Wo wartet jemand?Auf eine Freigabe, auf einen Rückruf, auf einen Ausdruck. Eine Wartezeit zu beseitigen kostet meist weniger als neue Technik.
Was weiß nur einer?Wenn ein Ablauf im Kopf einer Person hängt, ist der Betrieb bei Urlaub und Krankheit blockiert.
Was fragt der Kunde nach?Jeder Anruf „Wo bleibt meine Lieferung?“ ist eine Information, die der Kunde selbst sehen könnte.
02 Beispiel
Wie das konkret aussieht.
So sind wir im Getränkefachhandel vorgegangen.
Einmal erfassen
Der Auftrag entsteht einmal, egal ob am Telefon, im Shop oder in der App. Tourenplanung, Lager und Rechnung arbeiten danach mit genau diesem Datensatz.
Was dadurch möglich wurde
Die Tour rechnet mit Kisten, Fahrzeit und Zeit vor Ort. Der Fahrer sieht seine Stopps auf dem Gerät. Der Status wandert zurück, ohne dass jemand anruft.
Es hört nicht auf
66 Ausbaustufen zwischen September 2024 und Februar 2026. Jede davon hat der Betrieb selbst angestoßen.
03 Grenzen
Wo sich Automatisierung nicht lohnt.
Das hört man selten von jemandem, der Software verkauft. Wir sagen es trotzdem, weil wir auch in ein paar Jahren noch mit Ihnen arbeiten wollen.
Zu selten
Ein Vorgang, der zwölfmal im Jahr vorkommt, rechnet sich nicht. Die Pflege der Automatik kostet mehr als die Handarbeit.
Zu unklar
Wenn zwei Leute den Ablauf unterschiedlich beschreiben, muss zuerst der Ablauf geklärt werden. Software löst das nicht.
Zu früh
Wer erst umbaut und dann misst, weiß hinterher nicht, ob es etwas gebracht hat. Zwei Wochen zählen kostet fast nichts.
04 KI
KI, wo sie hilft.
Wir setzen Sprachmodelle dort ein, wo sie verlässlich arbeiten, und legen gemeinsam mit Ihnen fest, an welchen Stellen eine Person das letzte Wort behält.
Papier lesen
Lieferscheine und Rechnungen auswerten, statt sie abzutippen. Mit Prüfschritt: Was unsicher ist, geht an einen Menschen.
Finden statt suchen
Bestände, Verträge und alte Vorgänge in normaler Sprache durchsuchbar machen, auch wenn niemand die richtige Bezeichnung kennt.
Mit Prüfschritt, wo es zählt
Bei Preisen, Mengen und allem, was in die Buchhaltung fließt, schlägt das Modell vor und eine Person bestätigt. Wie weit die Automatik gehen darf, entscheiden Ihr Ablauf und Sie.
Nächster Schritt
Erzählen Sie uns einen Ablauf.
Einen einzigen, der Sie nervt. Wir sagen Ihnen am Telefon, ob sich daran etwas ändern lässt und ungefähr in welcher Größenordnung. Manchmal lautet die Antwort auch: Lassen Sie es so.